JLPT N3 Lesson 8: Workplace and Formal Japanese
Master formal request forms, business vocabulary, and the foundations of keigo (honorific language) for N3-level workplace communication: emails, phone calls, meetings, and the 丁寧語/尊敬語/謙譲語 distinction.
Overview
Workplace Japanese is one of the most practically important domains at the N3 level. Even if you never plan to work in Japan, N3 reading passages frequently feature formal business communication: emails, meeting notes, reports, and phone call exchanges. More importantly, the grammar patterns of workplace Japanese—particularly polite request forms and the basics of keigo (敬語, honorific speech)—serve as a gateway to the full N2 and N1 honorific system. Understanding the concept of 丁寧語, 尊敬語, and 謙譲語 is essential from N3 onward.
This lesson introduces two core request patterns (〜ていただけますか and 〜ていただけないでしょうか) and two formal topic markers (〜について and the more formal 〜に関して). It then provides an accessible introduction to the three-tier keigo system, with the basic vocabulary and verb substitutions you need to understand and produce N3-level formal interaction. Practical sections cover writing a formal email, making a business phone call, and using meeting room vocabulary.
Learning Objectives
By the end of this lesson you can:
- Produce formal polite requests using 〜ていただけますか and 〜ていただけないでしょうか.
- Distinguish 〜について (about/concerning) from the more formal 〜に関して (regarding).
- Identify and explain the three types of keigo: 丁寧語, 尊敬語, and 謙譲語.
- Write a basic formal email and conduct a simple business phone call in Japanese.
New Vocabulary
| Japanese | Reading | Romaji | English | Part of Speech |
|---|---|---|---|---|
| 会議 | かいぎ | kaigi | meeting | Noun |
| 資料 | しりょう | shiryō | document, material | Noun |
| 報告 | ほうこく | hōkoku | report | Noun |
| 連絡 | れんらく | renraku | contact, communication | Noun |
| 相談 | そうだん | sōdan | consultation, discussion | Noun |
| 確認 | かくにん | kakunin | confirmation, verification | Noun |
| 承認 | しょうにん | shōnin | approval | Noun |
| 提案 | ていあん | teian | proposal, suggestion | Noun |
| 締め切り | しめきり | shimekiri | deadline | Noun |
| 担当 | たんとう | tantō | person in charge, assigned to | Noun |
| 参加する | さんかする | sanka suru | to participate | Verb (Group 3) |
| 拝見する | はいけんする | haiken suru | to look at (humble) | Verb (Group 3) |
| いらっしゃる | いらっしゃる | irassharu | to be/go/come (respectful) | Verb (Group 1) |
| おっしゃる | おっしゃる | ossharu | to say (respectful) | Verb (Group 1) |
| 申し上げる | もうしあげる | mōshiageru | to say (humble) | Verb (Group 2) |
| 存じる | ぞんじる | zonjiru | to know/think (humble) | Verb (Group 2) |
Grammar Points
1. Polite Request Forms: 〜ていただけますか / 〜ていただけないでしょうか
Structure:
- Verb (TE-form) + いただけますか → "Could you please ~?" (polite request)
- Verb (TE-form) + いただけないでしょうか → "Would it be possible for you to ~?" (very polite request)
- Verb (TE-form) + いただけませんか → alternative polite form
Explanation: These are the standard polite request forms in Japanese business and formal contexts. 〜ていただけますか is the baseline polite request—appropriate for most formal interactions. 〜ていただけないでしょうか is even more deferential, adding 〜ないでしょうか (the negative form creates indirectness, which increases politeness in Japanese). The logic: by asking "would it not be possible?", you are giving the other person more face-saving room to decline. Use the more deferential form when making requests of superiors or clients.
Formality ladder for requests:
- Casual: 〜てくれない？
- Polite: 〜てもらえますか
- Formal: 〜ていただけますか
- Very formal: 〜ていただけないでしょうか / 〜ていただけますでしょうか
| Japanese | Reading | Romaji | English |
|---|---|---|---|
| この資料を確認していただけますか。 | このしりょうをかくにんしていただけますか。 | Kono shiryō o kakunin shite itadakemasu ka. | Could you please check these documents? |
| 明日までにご連絡いただけないでしょうか。 | あしたまでにごれんらくいただけないでしょうか。 | Ashita made ni go-renraku itadakenai deshō ka. | Would it be possible to contact me by tomorrow? |
| 会議室を予約していただけますか。 | かいぎしつをよやくしていただけますか。 | Kaigishitsu o yoyaku shite itadakemasu ka. | Could you please reserve the meeting room? |
| もう一度説明していただけないでしょうか。 | もういちどせつめいしていただけないでしょうか。 | Mō ichido setsumei shite itadakenai deshō ka. | Would you be able to explain once more? |
| 提案書を来週までにお送りいただけますか。 | ていあんしょをらいしゅうまでにおおくりいただけますか。 | Teianshō o raishū made ni o-okuri itadakemasu ka. | Could you please send the proposal document by next week? |
2. 〜について / 〜に関して — About / Regarding
Structure:
- Noun + について (は/も/の) → "about ~, concerning ~"
- Noun + に関して (は/も/の) / に関する + Noun → "regarding ~, concerning ~" (more formal)
Explanation: Both patterns mark the topic under discussion, but 〜に関して is distinctly more formal than 〜について. 〜について is used in a wide range of contexts from casual to semi-formal; 〜に関して appears primarily in formal writing, business documents, official announcements, and academic texts. In spoken formal contexts like meetings, both can be used, but 〜に関して signals a higher degree of formality. The attributive forms are 〜についての (Noun) and 〜に関する (Noun).
| Japanese | Reading | Romaji | English |
|---|---|---|---|
| この件について話し合いたいと思います。 | このけんについてはなしあいたいとおもいます。 | Kono ken ni tsuite hanashiai tai to omoimasu. | I would like to discuss this matter. |
| 環境問題に関する報告書をご覧ください。 | かんきょうもんだいにかんするほうこくしょをごらんください。 | Kankyō mondai ni kansuru hōkokusho o go-ran kudasai. | Please have a look at the report regarding environmental issues. |
| プロジェクトの進捗についてご報告いたします。 | ぷろじぇくとのしんちょくについてごほうこくいたします。 | Purojekuto no shinchoku ni tsuite go-hōkoku itashimasu. | I will report on the project's progress. |
| 新製品に関して、ご質問があればお知らせください。 | しんせいひんにかんして、ごしつもんがあればおしらせください。 | Shin-seihin ni kanshite, go-shitsumon ga areba o-shirase kudasai. | If you have any questions regarding the new product, please let us know. |
| この問題についての詳細は、後日ご連絡します。 | このもんだいについてのしょうさいは、ごじつごれんらくします。 | Kono mondai ni tsuite no shōsai wa, gojitsu go-renraku shimasu. | Details about this matter will be conveyed at a later date. |
3. Introduction to Keigo: 丁寧語 / 尊敬語 / 謙譲語
The Three-Tier System:
| Type | Name | Function | Example |
|---|---|---|---|
| Polite language | 丁寧語 (ていねいご) | Adds politeness (〜ます/〜です) | 食べます, きれいです |
| Respectful language | 尊敬語 (そんけいご) | Elevates the actions of the listener/third party | 召し上がる, いらっしゃる, おっしゃる |
| Humble language | 謙譲語 (けんじょうご) | Lowers the speaker's own actions | いただく, 申し上げる, 参る, 存じる |
Key verb substitutions (essential for N3):
| Plain verb | 尊敬語 (Respectful) | 謙譲語 (Humble) |
|---|---|---|
| いる (to be) | いらっしゃる | おる |
| 言う (to say) | おっしゃる | 申す / 申し上げる |
| 食べる/飲む (eat/drink) | 召し上がる | いただく |
| する (to do) | なさる | いたす |
| 来る/行く (come/go) | いらっしゃる / おいでになる | 参る / うかがう |
| 見る (to see) | ご覧になる | 拝見する |
| もらう (to receive) | ― | いただく |
| あげる (to give) | ― | 差し上げる |
| くれる (to give to me) | くださる | ― |
Explanation: The core principle: use 尊敬語 for what the other person (or a third party) does; use 謙譲語 for what you (or your in-group) does. 丁寧語 (〜ます/〜です) is the baseline of politeness and is always maintained in formal contexts. The mistake most N3 learners make is using the wrong type: saying いらっしゃいます to describe your own action, or using 参ります to describe the boss's action.
| Japanese | Reading | Romaji | English |
|---|---|---|---|
| 部長はいらっしゃいますか。（尊敬語） | ぶちょうはいらっしゃいますか。 | Buchō wa irasshaimasu ka. | Is the manager in? (respectful — asking about superior) |
| 私は明日参ります。（謙譲語） | わたしはあしたまいります。 | Watashi wa ashita mairimasu. | I will come tomorrow. (humble — about myself) |
| 部長は何とおっしゃいましたか。（尊敬語） | ぶちょうはなんとおっしゃいましたか。 | Buchō wa nan to osshaimashita ka. | What did the manager say? (respectful) |
| 資料を拝見いたしました。（謙譲語） | しりょうをはいけんいたしました。 | Shiryō o haiken itashimashita. | I have looked at the document. (humble) |
| どうぞ、召し上がってください。（尊敬語） | どうぞ、めしあがってください。 | Dōzo, meshiagatte kudasai. | Please go ahead and eat. (respectful) |
Practical Section: Formal Email Structure
A standard formal Japanese email follows this structure:
件名（けんめい）: [Subject line]
〇〇様（〇〇さま）: [Recipient name + 様]
お世話になっております。（おせわになっております。）
[Company name]の[Your name]でございます。
[Main body: purpose + content]
何卒よろしくお願い申し上げます。（なにとぞよろしくおねがいもうしあげます。）
[Your name / Company / Contact info]
Sample email — Requesting a meeting:
件名：打ち合わせのお願い
山田様
お世話になっております。〇〇株式会社の田中でございます。
今週のプロジェクトの進捗に関して、お打ち合わせをしていただけないでしょうか。
ご都合のよいお日にちをお知らせいただけますか。
何卒よろしくお願い申し上げます。
田中 健二
Practical Section: Business Phone Call
Standard phrases for business phone calls:
| Situation | Japanese | Romaji |
|---|---|---|
| Answering the phone | はい、〇〇社の田中でございます。 | Hai, 〇〇-sha no Tanaka de gozaimasu. |
| Asking for someone | 〇〇様はいらっしゃいますか。 | 〇〇-sama wa irasshaimasu ka. |
| The person is absent | 只今、外出しております。 | Tadaima, gaishutsu shite orimasu. |
| Asking to leave a message | 伝言をお願いできますか。 | Dengon o o-negai dekimasu ka. |
| Saying you'll call back | のちほど、おかけ直しいたします。 | Nochihodo, o-kake-naoshi itashimasu. |
| Ending the call | 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. |
Dialogues
Dialogue 1: Making a Request in a Meeting
Kenji addresses his team in a project meeting.
健二: 本日は、新しいプロジェクトに関して、皆様にご報告したいと思います。
けんじ: ほんじつは、あたらしいぷろじぇくとにかんして、みなさまにごほうこくしたいとおもいます。
Kenji: Today I would like to report to all of you regarding the new project.
健二: まず、この資料をご確認いただけますか。
けんじ: まず、このしりょうをごかくにんいただけますか。
Kenji: First, could you please check these materials?
山本: わかりました。提案の詳細について、もう少し説明していただけないでしょうか。
やまもと: わかりました。ていあんのしょうさいについて、もうすこしせつめいしていただけないでしょうか。
Yamamoto: Understood. Would you be able to give a little more explanation about the proposal details?
健二: はい、もちろんです。この製品に関する市場調査の結果を、次にご覧いただきます。
けんじ: はい、もちろんです。このせいひんにかんするしじょうちょうさのけっかを、つぎにごらんいただきます。
Kenji: Yes, of course. Next, I will have you look at the market research results regarding this product.
田中（部長）: ありがとうございます。締め切りについては、何かご確認されましたか。
たなか（ぶちょう）: ありがとうございます。しめきりについては、なにかごかくにんされましたか。
Tanaka (Manager): Thank you. Regarding the deadline, is there anything you have confirmed?
健二: はい。担当者に確認しました。来月15日が締め切りでございます。
けんじ: はい。たんとうしゃにかくにんしました。らいげつ15にちがしめきりでございます。
Kenji: Yes. I confirmed with the person in charge. The deadline is the 15th of next month.
Dialogue 2: A Business Phone Call
Tanaka calls Suzuki Company to reach Ms. Inoue.
田中: はい、田中商事の田中でございます。
たなか: はい、たなかしょうじのたなかでございます。
Tanaka: Hello, this is Tanaka from Tanaka Trading.
受付: お世話になっております。鈴木株式会社でございます。
うけつけ: おせわになっております。すずきかぶしきかいしゃでございます。
Receptionist: Thank you for your continued support. This is Suzuki Corporation.
田中: 恐れ入りますが、営業部の井上様はいらっしゃいますか。
たなか: おそれいりますが、えいぎょうぶのいのうえさまはいらっしゃいますか。
Tanaka: I'm sorry to trouble you, but is Ms. Inoue from the Sales Department available?
受付: 只今、外出しております。のちほど戻る予定でございます。
うけつけ: ただいま、がいしゅつしております。のちほどもどるよていでございます。
Receptionist: She is currently out. She is expected to return shortly.
田中: そうですか。では、伝言をお願いできますでしょうか。先週の件についてご連絡いただけますようお伝えください。
たなか: そうですか。では、でんごんをおねがいできますでしょうか。せんしゅうのけんについてごれんらくいただけますようおつたえください。
Tanaka: I see. Then, may I leave a message? Please tell her that I'd like her to contact me regarding last week's matter.
受付: かしこまりました。田中様のご連絡先をお教えいただけますか。
うけつけ: かしこまりました。たなかさまのごれんらくさきをおしえいただけますか。
Receptionist: Certainly. Could you please tell me your contact information, Tanaka-san?
Grammar Drills
Fill in the blank with the appropriate formal expression:
- 資料を見ていた________ けますか。(polite request — 〜ていただ)
- 部長は会議室に________ ますか。(respectful — is/be)
- 私は午後3時に________ ります。(humble — go/come)
- この件に________ 、詳しくご説明いたします。(about)
- ご質問に________ 、後日ご連絡いたします。(regarding — formal)
- どうぞ、料理を________ がってください。(respectful eat)
- 承認を________ けたいと思います。(humble receive)
- 先ほど田中様が________ になりました。(respectful — came)
- 部長に確認していた________ けないでしょうか。(very polite request)
- 資料を________ 見いたしました。(humble look)
Answer Key:
- いただ
- いらっしゃい
- 参
- ついて
- 関して
- 召し上
- いただ
- おいで
- いただ
- 拝
Translation Practice
English → Japanese (formal business context):
- Could you please check the report by tomorrow?
- I would like to discuss the project schedule.
- Regarding the new product, please contact us if you have any questions.
- The manager is currently in a meeting.
- I will contact you as soon as preparations are complete. [formal]
Japanese → English: 6. 新しいシステムについて、ご説明させていただきます。 7. 部長はいらっしゃいますか。 8. この書類を拝見いたしました。 9. 締め切りに関して、確認していただけないでしょうか。 10. 何卒よろしくお願い申し上げます。
Answer Key:
- 明日までに報告書を確認していただけますか。
- プロジェクトのスケジュールについてお話ししたいと思います。
- 新製品に関してご質問があれば、ご連絡ください。
- 部長は只今、会議中でいらっしゃいます。
- 準備が整い次第、ご連絡いたします。
- I will explain the new system.
- Is the manager available?
- I have looked at this document.
- Would it be possible to confirm regarding the deadline?
- I humbly ask for your continued support/kind regards.
Reading Passage
担当者から、会議の資料に関してご確認をお願いいたします。締め切りは来週金曜日でございますので、何卒ご対応いただけますようお願い申し上げます。
Reading: たんとうしゃから、かいぎのしりょうにかんしてごかくにんをおねがいいたします。しめきりはらいしゅうきんようびでございますので、なにとぞごたいおういただけますようおねがいもうしあげます。
Comprehension Questions:
- 何の確認をお願いしていますか。
- 締め切りはいつですか。
- この文章はどんな文体（スタイル）で書かれていますか。
Answers:
- 会議の資料に関する確認をお願いしています。
- 来週金曜日です。
- 丁寧な（formal/polite）ビジネス文体で書かれています。
Cultural Note
The keigo system reflects Japan's deeply hierarchical social structure. At work, using the wrong level of honorific language is not just impolite—it can signal a lack of professional competence. New employees in Japanese companies routinely receive explicit keigo training as part of onboarding, and mistakes are corrected openly by senior colleagues. Mastering keigo is considered a sign of maturity and professionalism.
For N3 learners, the goal is not perfect mastery of keigo—that takes years of immersion. The goal is to understand the logic of the system: know which direction each type runs (up to others, down to yourself), and memorize the core verb substitutions. The phrase 「お世話になっております」(Thank you for your continued support) is so ubiquitous in business communication that it is used even when speaking to someone you've never met—it signals that you are entering the world of formal business exchange, like a verbal handshake.
Self-Check
- What is the difference between 〜ていただけますか and 〜ていただけないでしょうか in terms of degree of politeness?
- Name the three types of keigo and explain the direction of respect each one encodes.
- Give the 尊敬語 form of 「言う」 and the 謙譲語 form of the same verb.
- When would you use 〜に関して instead of 〜について?
- Write a one-sentence formal request for someone to confirm a document by the end of the day.